Service archivage

UN SERVICE AUX COLLECTIVITÉS, UNE SOLUTION ADAPTÉE À VOS BESOINS
Documents introuvables ? Bureaux et local d’archives saturés ?
Trier, éliminer et classer ses archives permet de gagner de la place, de retrouver rapidement ses documents et de conserver et valoriser son patrimoine archivistique !

Liste des interventions proposées

Les interventions du Service Archivage du CDG 12 visent à appuyer les collectivités et les établissements publics dépourvus de professionnels de l’archivage pour les aider à satisfaire à leurs obligations légales en la matière, à optimiser et à sécuriser leur administration et à conserver leur patrimoine archivistique. L’archiviste peut notamment exercer les tâches suivantes :

• Résorber l’arriéré documentaire et établir la liste des documents à éliminer, à déposer ou à verser aux Archives départementales (le transport des boites d’archives et la destruction matérielle des documents qui auront fait l’objet d’un visa d’élimination sont à la charge de la collectivité/l’établissement public),
• Trier les documents à conserver définitivement sur place, les classer et les conditionner en utilisant des matériels adaptés (leur acquisition est à la charge de la collectivité/l’établissement public),
• Rédiger l’instrument de recherche des archives (il s’agit d’un document papier ou informatique dans lequel sont décrits les dossiers par thème et par ordre chronologique. Il est l’outil indispensable pour la gestion des archives au quotidien),
• Effectuer l’initiation du personnel aux bonnes pratiques en matière d’archivage et le suivi du référent-archives,
• Recenser l’ensemble des documents d’archives en les identifiant et en les datant (le récolement obligatoire pour les archives communales à chaque changement de municipalité),
• Conseiller en matière de conservation (aménagement des locaux dédiés, prévention des sinistres, restauration des registres…) et de communication des archives (rappel des règles de communicabilité et d’accueil des lecteurs),
• Mettre en valeur le patrimoine archivistique (réalisation d'expositions, organisation de manifestations culturelles…).

• Élaborer des procédures d'archivage pour les archives papiers et électroniques (tableaux de gestion, plan de classement, chantiers de numérisation…),

Des opérations de suivi régulier (maintenance annuelle de l’archivage, suivi annuel du référent archives…) pourront faire l’objet de propositions spécifiques.

Procédure

1. Les collectivités intéressées contactent le service archivage.
2. L’archiviste se déplace gratuitement pour constater l’état des archives, connaitre le fonctionnement de la production documentaire et échanger sur les besoins de la collectivité en matière d’archivage.
3. L’archiviste rédige une proposition d’intervention.
4. La collectivité autorise l’intervention et adhère au service par délibération de son conseil. L’autorité administrative signe alors la proposition d’intervention formulée par l’archiviste et lui adresse en retour.
5. Le service archivage rédige la convention d’adhésion en deux exemplaires et l’adresse à la collectivité pour signature. Le calendrier de l’intervention est défini avec la collectivité à la réception par le service archivage de la convention d’adhésion signée.
6. L’intervention se déroule selon les disponibilités respectives de l’archiviste et de la collectivité.
7. A la fin de l’intervention, un répertoire des archives et un rapport d’intervention sont systématiquement remis à l’organisme.

Par délibération du 13 juin 2018, le Conseil d’Administration du CDG 12 a fixé le tarif journalier d’intervention de l’archiviste à 280 €. Ce montant correspond au remboursement des coûts directs et indirects des interventions.

Règlementation

Les articles L212-6, L212-6-1 et L212-10 du Code du Patrimoine stipulent que les collectivités territoriales et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et qu’ils en assurent eux-mêmes la conservation et la mise en valeur, sous le contrôle scientifique et technique de l'État et conformément à la législation applicable en la matière.

Le Centre de Gestion de la F.P.T de l’Aveyron propose une mission d’aide à l’archivage en application des dispositions de l’article 25 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 modifiée qui stipule notamment que les centres de gestion peuvent assurer toute tâche administrative et des missions d'archivage, de numérisation, de conseils en organisation et de conseils juridiques, à la demande des collectivités et établissements.

Plaquette Service archivage